Pengurusan masa secara amnya merupakan satu cabaran yang besar kepada semua pemilik dan pengurus perniagaan. Tetapi jangan risau, ianya bukan sesuatu yang tidak boleh dikendalikan. Masalah dan cabaran akan sentiasa ada, tetapi anda harus bijak menanganinya.
Cuba berhenti sejenak dan fikirkan bahawa anda telah berjaya! Realitinya, anda sudah pun memiliki sebuah perniagaan! Bukan semua orang boleh mencapai impian ini. Anda adalah penentu masa depan anda dan juga hala tuju perniagaan yang anda miliki. Anda juga bertanggungjawab menguruskan para pekerja dan semua keputusan yang harus dibuat tentang perniagaan adalah terletak di tangan anda! Kesemuanya ini adalah milik anda dan anda harus uruskan dan hadapinya setiap hari. Anda hanya perlu belajar mengendalikan perniagaan ini sebaik mungkin.
Semuanya berubah apabila anda mengambil keputusan untuk bertanggungjawab terhadap pekerjaan anda dan bertindak sewajarnya. Anda adalah bos! Tugas anda adalah mengarah dan bukan diarah!
Menjadi seorang bos juga bermakna anda tahu segala-galanya mengenai perniagaan anda. Kadangkala, anda juga terpaksa mengambil alih tugas sebagai operator, akauntan, pelayan dan lain-lain. Dalam pada itu, anda juga adalah pemimpin yang bertanggungjawab memimpin pekerja ke arah kemajuan perniagaan anda.
Segala tugasan ini memerlukan anda untuk mengurus masa dengan baik dan teratur. Pengurusan masa anda meliputi segala-galanya tentang bisnes. Ini bermakna anda perlu membahagikan masa bagi hala tuju perniagaan, pengurusan para pekerja, pendapatan dan perbelanjaan perniagaan serta permintaan di pasaran.
Jangan stres jika anda merasakan yang pengurusan masa anda berada di tahap yang kurang baik. Harus diingatkan bahawa pengurusan masa bukanlah sesuatu yang kita lakukan secara semulajadi tetapi ianya adalah satu kemahiran yang boleh kita pelajari.
Setiap individu mempunyai pengalaman berbeza dalam cara membahagikan masa terutama sekali dalam perniagaan. Bila dan di mana seseorang itu belajar tentang pengurusan masa juga berbeza. Ada peniaga yang mengatakan bahawa mereka mempelajarinya melalui pengalaman tatkala menjadi pelajar di universiti. Ilmu pengaturan masa yang dimiliki melalui pengalaman di universiti ini pula dipraktikkan dalam kehidupan seharian dan dalam perniagaan yang dibina. Rata-rata ramai yang setuju bahawa kemahiran ini memerlukan disiplin serta sikap bertanggungjawab anda sendiri terhadap perniagaan anda. Kemahiran ini menjadi asas kepada perkembangan bisnes anda.
Perkembangan dan kemajuan bisnes anda tidak akan datang dalam sekelip mata dan ianya juga tidak datang secara tiba-tiba. Tiada sesiapa yang terlalu sibuk untuk melakukan sesuatu! Sesiapa yang berkata begitu hanya memberikan alasan. Yang diperlukan adalah kemahiran.
Dalam ruangan ini, kami ingin berkongsi maklumat bagaimana anda boleh membina kemahiran anda dalam pengurusan masa. Jika anda mahir membahagikan dan mengurus masa anda, anda tentu punyai masa untuk diri sendiri serta keluarga tersayang di samping menjana pendapatan lumayan dari perniagaan anda.
Cuba anda renungkan tips-tips di bawah ini. Mudah-mudahan ianya dapat membantu anda.
1. Apakah keutamaan anda?
Di dalam jadual seharian anda apa yang anda anggap paling penting. Hanya anda sahaja yang tahu akan keutamaan anda. Segala yang kita lakukan setiap hari berkisar tentang apa yang paling penting. Cuba fikirkan – Anda tidak akan terlupa untuk memberus gigi setiap pagi, begitu juga makan dan mengambil anak-anak dari sekolah! Anda akan cari masa untuk lakukan kesemua ini sehingga ianya selesai. Begitu juga dengan perniagaan. Pengurusan masa bermula dari perancangan yang baik dan teratur. Duduk, fikir dan tuliskan segala keutamaan anda di atas kertas. Mungkin anda rasa anda terlalu sibuk untuk lakukan ini?! Tak mengapa, lakukanlah sahaja. Percayalah bahawa ini akan menjimatkan masa dan membuahkan hasil bagi masa jangka panjang.
Lakukan senarai bagi perniagaan anda. Tulis segala tugasan yang anda perlu lakukan. Bagi setiap muka surat hanya tulis 2 atau 3 tugasan sahaja. Jangan lupa juga untuk tuliskan kesemua langkah yang perlu diambil bagi menjayakan segala tugasan yang telah anda senaraikan. Beri butiran lengkap! Selepas itu cuba susun segalanya mengikut urutan. Tugasan yang paling penting perlulah diletakkan di atas sekali. Anda perlu buat keputusan apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang boleh anda tunda? Ok, sekarang anda sudah pun menentukan keutamaan anda. Langkah seterusnya adalah lebih rumit. Bersedia?
2. Warnai jadual anda
Gunakan pen berwarna untuk menjadikan jadual anda lebih menarik. Lukiskan bulatan pada semua senarai keutamaan anda. Tanya diri anda samada anda yakin bahawa perkara-perkara yang anda senaraikan itu boleh dilakukan. Anda juga boleh senaraikan semua butiran keutamaan anda itu mengikut kategori. Umpamanya, anda boleh mewujudkan beberapa kategori utama seperti: Pekerja, pengedar atau pembekal bahan mentah, temujanji, tugasan harian dan lain-lain… Sekarang, buka kalendar anda. Untuk kebanyakan individu, memadai jika menggunakan kalendar kertas biasa tetapi ada yang lebih menyukai kalendar versi elektronik seperti Google Calendar atau Outlook dan juga iCal. Jika anda menggunakan kalendar elektronik, anda masih lagi boleh menguruskan jadual seharian anda dengan menggunakan warna berbeza. Jangan lupa untuk menggunakan sistem peringatan atau ‘alarm’ yang ada pada telefon bimbit atau komputer anda supaya sistem tersebut boleh mengingatkan anda tentang temujanji atau jadual penting anda. Selain dari jadual tugasan, anda juga boleh menggunakan ‘alarm’ tersebut apabila anda melakukan acara riadah atau bila anda melakukan tugasan rumah seperti membeli-belah di pasar raya dan sebagainya.
3. Fokus dan pastikan semuanya disiapkan
Jadual anda merupakan peringatan bagi tugasan yang perlu anda lakukan setiap hari tetapi ianya bukan sahaja panduan tetapi anda harus pastikan bahawa perkara penting yang telah anda senaraikan dilakukan dan disiapkan. Anda mungkin perlu melakukan beberapa perubahan dari segi masa dan hari pada jadual anda. Sentiasalah kemaskini jadual anda! Jadikan ianya rutin seharian anda. Apabila anda memulakan hari anda lihatlah jadual dan kemaskininya sebelum anda menutup komputer atau laptop anda. Masa dan keutamaan anda akan sentiasa mengalami perubahan sama seperti perniagaan anda. Perubahan akan berlaku berdasarkan tugasan baru yang perlu dilakukan. Kadangkala, tugasan baru timbul tak disangka-sangka kerana kecemasan atau sesuatu yang baru berlaku seperti kemalangan para pekerja atau sebagainya. Oleh itu sebagai peniaga anda perlu sentiasa fleksibel dalam jadual harian anda.
4. Jika nak uruskan masa anda secara efektif, lakukan pembahagian kerja.
Ingat! Anda adalah bos dan walaupun anda perlu tahu segala selok-belok perniagaan anda dari awal hingga akhir, anda tak perlu lakukan kesemuanya secara bersendirian. Ini adalah cara yang bukan sahaja kurang efektif tetapi ianya tidak produktif kerana mana mungkin anda mampu lakukan segalanya secara berseorangan. Oleh itu, gunakan para pekerja anda sebaik mungkin. Belajarlah untuk mempercayai para pekerja anda. Mengapa tidak? Bukankah anda juga yang melatih mereka? Mereka juga dibayar gaji untuk membantu anda. Anda boleh juga mengambil khidmat profesional dalam menguruskan tugasan tertentu dalam perniagaan anda terutama sekali dalam tugasan seperti mewujudkan dan mengemaskini laman web perniagaan anda. Bijaklah menguruskan masa anda supaya masa yang sedia ada dapat anda gunakan sebaik-baiknya.
5. Adakah masa yang anda gunakan itu membuahkan hasil yang baik
Semakin lama anda menumpukan masa terhadap sesuatu pekerjaan tahap produktiviti anda akan menurun. Inilah yang akan berlaku mengikut ‘Law of Diminishing Returns’ dalam pembelajaran ekonomi. Mengikut pakar ekonomi, jika anda menghabiskan masa selama 16 jam setiap hari kadar produktiviti anda yang sebenarnya hanya 5 jam. Jika senario ini sama seperti kehidupan anda, hentikannya sekarang! Lakukan pekerjaan berbeza dalam jangka masa 12-24 jam iaitu pekerjaan yang tiada kena-mengena dengan tugasan yang anda lakukan sekarang. Selepas jam tersebut anda boleh kembali kepada tugasan asal anda. Anda perlu sedar jika apa yang anda sedang lakukan kini tidak menyumbang kepada perniagaan anda, sudah tentu anda akan stres, kepenatan dan akhirnya menemui jalan buntu. Bila itu berlaku, apa hasil yang boleh anda dapati? Ambillah masa untuk berehat secukupnya.. Peniaga yang bijak menguruskan masa akan sentiasa mengambil masa untuk berehat walaupun dalam waktu kesibukan bekerja. Luangkan masa sejam dua dalam jadual harian untuk bersantai dan apabila habis melakukan projek atau tugasan penting ambillah dua atau tiga hari untuk berehat. Jangan tunggu sehingga anda terlalu tertekan sehingga kesihatan terjejas untuk mengambil masa untuk berehat. Dengan cara ini, perniagaan anda akan lebih maju di samping dapat menjimatkan kos rawatan doktor dan hospital.
6. Elakkan daripada mengadakan mesyuarat, perjumpaan dan temujanji yang tidak berfaedah
Sesetengah mesyuarat tertentu adalah penting bagi tujuan komunikasi antara anda dan para pekerja. Tetapi tak perlulah terlalu kerap mengadakan mesyuarat. Mesyuarat yang kerap kali dilakukan akan memakan masa anda serta para pekerja anda. Masa tersebut boleh digunakan untuk melakukan kerja-kerja yang lebih penting. Jadi, adakan mesyuarat pada kadar minimum dan bila diperlukan sahaja.
7. Hadapi dan tangani pekerja bermasalah serta merta
Pekerja bermasalah yang tidak melakukan pekerjaan mereka dengan baik perlu ditangani secepat mungkin kerana ianya boleh memakan masa anda. Jika dibiarkan berlarutan, pekerja bermasalah juga boleh mengundang masalah yang lebih besar sehingga ianya mempengaruhi perniagaan anda. Adakan peraturan dan prosedur ketat untuk berhadapan dengan pekerja yang mempunyai masalah dalam melakukan pekerjaan mereka dan anda juga mesti konsisten dalam menangani masalah ini.
8. Jika cara atau langkah yang anda ambil selama ini tidak berhasil, hentikannya dan cari jalan lain yang lebih berkesan
Anda hanya membuang masa jika melakukan perkara yang sama berulang kali tetapi mengharapkan hasil yang berbeza. Semua orang melakukan kesilapan. Yang paling penting adalah anda belajar dari kesilapan yang anda lakukan. Jika anda tahu bahawa cara yang anda lakukan terhadap sesuatu perkara tidak membuahkan hasil yang diingini bagi perniagaan anda, hentikannya, selidik dan cari jalan lain yang lebih baik.
Sebagai peniaga yang menjalankan perniagaan makanan samada restoran bersaiz kecil atau besar, anda tentunya sibuk sehingga adakalanya anda mungkin merasakan tidak tercapai segala yang perlu anda lakukan. Kesemuanya memerlukan perhatian anda – anda perlu memuaskan kehendak pelanggan, keperluan para pekerja, mengemaskini bekalan, berurusan dengan para pembekal, memastikan kualiti makanan tidak menurun dan sebagainya. Bahkan, senarai tugasan anda tak terkira panjangnya. Dalam rutin pekerjaan seharian anda tentu saja memberikan tekanan kepada diri anda.
Kesemua tekanan dan tanggungjawab yang perlu anda lakukan ini boleh membawa kepada penurunan terhadap tahap produktiviti anda dan akhirnya memberi impak kepada kesihatan anda. Pembahagian masa yang baik bukan sahaja penting tetapi harus diberi keutamaan dalam kehidupan seharian anda. Anda perlu belajar mengimbangi masa anda!
Ketahuilah industri perniagaan anda, ketahui juga para pekerja anda dan khidmat yang anda dan perniagaan anda perlukan. Yang penting sekali ketahui diri anda sendiri! Apa kemampuan anda dan apa matlamat anda?! Peka terhadap maklumat dan peluang terkini yang boleh membantu bisnes anda dan berlaku adillah pada para pekerja yang bekerja bertungkus lumus untuk anda. Beri perhatian terhadap pasaran dan fokuslah kepada prinsip-prinsip asas perniagaan dalam mengatur masa anda.
Diharapkan tips-tips di atas dapat membantu anda dalam mengimbangi masa anda dengan lebih baik dan berkesan. Cubalah sendiri dan lihat impaknya terhadap diri dan perniagaan anda.